EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) 13 ja 14 artioklan mukainen informointiasiakirja verkkosivuston käyttäjille ja yhteydenottajille.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä Haapaveden Opisto (Haapaveden Opiston kannatusyhdistys ry)
Y-tunnus 0209770-7
Osoite Vanhatie 45, 86600 Haapavesi
Puhelinnumero 040 868 2290
Sähköposti opisto@haapop.fi
Tietosuoja-asiat Tietosuojavastaava rehtori Marika Åvist/ Yhteyshenkilö: opisto@haapop.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
2.1 Verkkosivuston tekninen toimivuus, tietoturva ja palvelimen lokitiedot
Käsittelyn tarkoitus: Verkkosivuston teknisen toteutuksen varmistaminen, tietoturvan ylläpito, virhetilanteiden diagnosointi sekä väärinkäytösten ehkäisy ja tutkinta.
Käsilteltävät tiedot: IP-osoite, aikaleimat, pyydetty tiedosto/sivu, selaimen ja käyttöjärjestelmän tyyppi sekävirhekoodit.
Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 kohdan f-alakohta). Oikeutettuna etuna on verkkosivuston tietoturvallisen ja asianmukaisen toiminnan takaaminen.
Säilytysaika: Lokitietoja säilytetään 1 vuosi, minkä jälkeen ne poistetaan tai anonymisoidaan automaattisesti.
2.2 Yhteydenotot, tarjouspyynnöt ja asiakaspalvelu
Käsittelyn tarkoitus: Saapuneisiin yhteydenottoihin, kyselyihin ja tarjouspyyntöihin vastaaminen, asiakaspalvelun hoitaminen sekä tarvittavien esisopimuksellisten toimenpiteiden suorittaminen.
Käsilteltävät tiedot: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, viestin sisältö sekä muut käyttäjän itse antamat tiedot.
Oikeusperuste: Sopimuksen valmistelu tai täytäntöönpano rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1 kohdan b-alakohta) sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu vastata saapuneisiin viesteihin (GDPR 6 art. 1 kohdan f-alakohta) tairekisteröidyn antama suostumus (GDPR 6 art. 1 kohdan a-alakohta).
Säilytysaika: Yhteydenottotietoja säilytetään 1 vuosi yhteydenpidon päättymisestä, ellei lainsäädäntö (kuten kirjanpitolaki) edellytä pidempää säilytysaikaa.
2.3 Verkkosivuston analytiikka ja evästeet (Cookies)
Käsittelyn tarkoitus: Sivuston kävijämäärien, käyttökokemuksen ja sisällön kehittäminen suorituskyky- ja analytiikkaevästeiden avulla.
Oikeusperuste: Rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus (GDPR 6 art. 1 kohdan a-alakohta; sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 136 §). Käyttäjä voi hyväksyä tai hylätä ei-välttämättömät evästeet sivuston evästeasetuksista.
3. Tietolähteet
Kaikki henkilötiedot kerätään suoraan rekisteröidyltä itseltään verkkosivuston käytön, verkkoselaimen tai yhteydenottolomakkeiden ja -viestien kautta.
4. Tietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Käytämme luotettavia sopimuskumppaneita (henkilötietojen käsittelijöitä) verkkosivuston ja palvelinten ylläpidossa. Kaikkien käsittelijöiden kanssa on solmittu GDPR 28 artiklan mukaiset tietosuojasopimukset.
Vastaanottaja / Palveluntarjoaja Käyttötarkoitus / Rooli Sijainti
Tarinamaailma avoin yhtiö/Kotisivujen ylläpito ja kehitys/Suomi (EU/ETA)
Seravo Oy/Palvelintila ja tietoturvapalvelut (hosting)/Suomi (EU/ETA)
Google LLC (Google Analytics)/Verkkosivuston kävijäanalytiikka (suostumuksen perusteella) Yhdysvallat / EU
Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille lainsäädäntöön perustuvan pakottavan vaatimuksen nojalla.
5. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Verkkosivuston analytiikassa käytetään Google Analytics -palvelua. Google Analyticsin yhteydessä tietoja (kuten IP-osoite ja sivuston käyttödata) voi siirtyä Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu Euroopan komission antamaan vastaavuuspäätökseen (EU-US Data Privacy Framework) sekä komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin (Standard Contractual Clauses, SCC), joilla varmistetaan riittävä tietosuojan taso.
6. Kuinka pidämme tietosi turvassa?
Sovelletaan asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, häviämiseltä, tuhoamiselta tai muuttamiselta. Näitä keinoja ovat muun muassa: Verkkoliikenteen salaus (SSL/TLS-suojaus, HTTPS).
Palvelinten fyysinen ja digitaalinen pääsynhallinta sekä palomuurit.
Käyttöoikeuksien rajaaminen vain niille henkilöille, joille se on työtehtävien hoitamiseksi välttämätöntä.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Tietosuoja-asetuksen mukaisesti sinulla on seuraavat oikeudet koskien henkilötietojesi käsittelyä:
- Oikeus saada pääsy tietoihin (Art. 15): Oikeus saada vahvistus tietojen käsittelystä ja kopio käsiteltävistä henkilötiedoista.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen (Art. 16): Oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
- Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”, Art. 17): Oikeus saada tiedot poistettua, jos käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (Art. 18): Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä laissa säädetyissä tilanteissa.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (Art. 20): Oikeus saada automaattisesti käsitellyt, suostumukseen tai sopimukseen perustuvat tiedot koneluettavassa muodossa.
- Oikeus vastustaa käsittelyä (Art. 21): Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
- Oikeus peruuttaa suostumus (Art. 7): Mikäli käsittely perustuu antamaasi suostumukseen (esim. analytiikkaevästeet), sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeuksien käyttäminen
Jos haluat käyttää jotakin yllä mainituista oikeuksistasi, lähetä kirjallinen pyyntö rekisterinpitäjälle sähköpostitse osoitteeseen: opisto@haapop.fi. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmentaa ennen pyyntöön vastaamista.
8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutettu: Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Verkkosivut: www.tietosuoja.fi
9. Tietojen antamisen pakollisuus ja automaattinen päätöksenteko
Tietojen antamisen pakollisuus: Verkkosivuston selaaminen ei edellytä henkilötietojen antamista, mutta IP-osoitteen ja lokitietojen käsittely on sivuston teknisen toiminnan edellytys. Yhteydenottolomakkeen täyttäminen edellyttää tarvittavien yhteystietojen antamista, jotta kyselyyn voidaan vastata. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi: Rekisterinpitäjä ei käytä kerättyjä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin (GDPR 22 artikla).